为同业医学会议提供无缝连接的全流程服务 1:提前半年控房
2:提供大会注册服务
3:专业团队协助“一次性”成功申请签证

会议团操作五步流程

提前预订会议期间酒店及优秀导游

如何能在酒店资源紧缺的会议期间,提供性价比高的酒店给组团社?这是我们一直在努力的方向,作为B-B的服务模式,为国内组团社留出利润空间同时又能提升他们的竞争力是境外地接社是否专业的体现,通过多年实践,环意提前半年控房,已在会议团上赢得国内组团社的认可。

医学会议团对导游的要求极高,能胜任的,特别优秀的导游往往都需要提前半年预订,才能放心在会议期间不折不扣地落实组团社在竞标时的承诺

目前已做预留的大会有:

2017年6月16-19日  米兰 ESH会议

2017年9月9-13日   米兰 ERS会议

环意为医学会议团组预订酒店级别:

专业协助会议注册并取得商务邀请函

会议注册并取得商务邀请函对于来自中国的会议团是一个关键的环节,不同的会议根据其规模大小提前会议注册的时间会有所不同,但对于专业的团队,提前做好这个工作,不冒错过会议注册无法得到商务邀请函的风险,会让心情更轻松,同时也节省注册费。

环意的作为意大利一家单团地接社我们的服务是向前延伸的,因为长期接待这些医学会议团,对各种程序非常了解,可以把复杂的事情用简单的方法快速做好,以协助到国内组团社。

目前已做预留的大会有:

2014年6月04日-6月07日 佛罗伦萨 ECPM会议

2014年6月12日-6月15日 米兰 EHA会议

专业协助会议注册并取得商务邀请函

难点解决1:一次性准备好送签材料

在于不符合免面试条件的医生要亲自前往意大利使馆申请商签,而这些医生的时间非常的宝贵,能否“一次性”准备好送签资料,确保“一次性”成功拿到签证体现了组团社的专业度。

根据我们对意大利使馆的了解和多年的经验,“一次性”把事情做对,往往是最简单的,最省时的方式。这就要求我们对意大利使领馆签证材料的解读要非常到位和及时,可随时将签证材料变更信息传递给国内组团社。

难点解决2:陪同面签,确保万无一失

环意操作会议团往往会协助国内组团社准备签证材料,特别重要的医生我们还陪同他们去面签,以确保万无一失。

难点解决3:意大利使馆商签每天给出的名额有限

在会议团组确认后,我们会根据会议日程,制作签证进度表;以确保客人在出发前不会因签证申请时间问题延误行程。

严格落实细节及个性化服务

会议团所有复杂的前期准备,都是为了在会议期间有条不紊的为医生们提供后勤服务,并动态协助医生临时提出的个性化的服务。同时落实出发前承诺给客户的各项细节及个性化服务。

常见问题:
1. 客人境外临时提出更改行程怎么办?
2. 为客人提前取会议注册包应注意哪些?
3. 会议团的客人有很多临时接送服务,如何能保障顺利链接?
4. 会议团组在境外为VIP客人准备备用车,可用司兼导服务吗?
5. 如何避免在入住酒店时客人在大堂等侯太久?

查看更多问题 ..

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及时反馈,总结及分析

会后旅游当天往返会议城市是会议团的活动形式,重点的会议城市如米兰,佛罗伦萨,罗马等有很深度的旅游目的地及玩法:

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退税流程及注意事项:

退税流程分两种:一种是托运行李,一种是手提行李。需要注意的是:一张退税单里的所有商品只能选择一种方式,或者全部放入托运行李,或者全部随身携带。按法律规定,退税商品必须是未拆封、未使用过的商品,如果已经使用过,海关工作人员有权拒绝盖章。

回国后:

其实地接社和组团社只有深度绑定,深度信任才能具有真正的竞争力,服务好客户,那么会后的总结和沟通就要有放下的态度,不要惧怕客户追责,而不去沟通,如果相互理解的话,那么我们共同的目标就是下一次我们能做得更好。


感谢以下业内最优秀的会展公司长期的信任

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