为同业会议团提供无缝连接的全流程服务 1:根据会议性质、预算、场地配合度等因素推荐性价比高场地;
2:学术会议提前控房,自办会议甄选优势酒店;
3:专业团队协助“一次性”成功申请签证

会议团操作五步流程

提前预控

预控性价比高的会场及酒店

随着我国经济的飞速发展及国力的不断提升,很多公司开始在意大利这个时尚古老的国度进行品牌推广,国内学研机构赴意进行学术交流。无论自办会还是学术会议的卫星会都需要提前预控会场及酒店,环艺依托多年地接经验,依据明确会议目的性质、人数规模、费用预算、设备要求、附近交通、周边环境、场地配合度等因素综合考量,协助客户进行高性价比的甄选。

目前已做预留的大会有:

2017年6月16-19日  米兰 ESH会议

2017年9月9-13日   米兰 ERS会议

环意为医学会议团组预订酒店级别:

协助邀请嘉宾,完成邀请函门票注册

邀请嘉宾对于会议团是亮点和难点,同样环意依托多年经验,积累了众多的政府、机构及不同行业的领军人物,包括主持及翻译等资源,最大限度协助客户提升会议的调性。

对于学术会议,注册并取得商务邀请函是一个关键环节,不同的会议根据规模大小注册申请时间都有所不同,协助组团完成会前准备,减少组团社区服务链条等复杂性。

目前已做预留的大会有:

2014年6月04日-6月07日 佛罗伦萨 ECPM会议

2014年6月12日-6月15日 米兰 EHA会议

签证申请

提前规划签证周期,制定签证进度表,稳步有序执行,以确保客人在出发前不会因签证问题延误行程;

协助参会人员一次性准备好送签材料,减少每位商户人员申请签证过程中的宝贵时间;

专业的送签团队凭借对使馆的了解和多年的经验,对签证材料要求解读非常到位和及时,随时将签证材料要求变更等信息传递给组团社,“一次性”准备好申请材料,省时高效。作为客户出境前的首次接触,专业高效的签证服务为可控的境外服务奠定坚实的基础,也是组团社专业度的第一次展现。

严格落实细节及个性化服务

             

会议团所有复杂的前期准备,都是为了在会议期间有条不紊的为医生们提供后勤服务,并满足参会人员临时提出的个性化的服务。从提前考察会议场地、会议注册包的领取、会议设备检测、临时行程的调整,VIP客户的个性化服务等等,都需要地接社及导游做出迅速及时的反馈执行。会议中的细节服务要求地接社对资源的把控程度、导游及车行的调度配合有着极高的要求,而这些也是环意在接待方面的优势,协助组团社完美落地出发前承诺给客户的各项细节。

常见问题:
1. 场地考察需要注意哪些事项?
2. 如何与场地酒店进行有效沟通以便提高配合度?
3. 参会人员临时接送服务,如何能保障顺利链接?
4. VIP客户的个性化服务如何全面有保障的落实?
5. 如何优化办理酒店入住和用餐时间?
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会后配合

会议团除参会核心任务外,还会涉及到当地文化及市场考察,深度了解客户需求,契合推荐博物馆、美术馆等文化资源,当地市场、商圈等商业资源。同时回国后会议团对于合规文件要求严格,协助组团社准备合规文件,做到完美收官。

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退税流程及注意事项:

退税流程分两种:一种是托运行李,一种是手提行李。需要注意的是:一张退税单里的所有商品只能选择一种方式,或者全部放入托运行李,或者全部随身携带。按法律规定,退税商品必须是未拆封、未使用过的商品,如果已经使用过,海关工作人员有权拒绝盖章。

回国后:

其实地接社和组团社只有深度绑定,深度信任才能具有真正的竞争力,服务好客户,那么会后的总结和沟通就要有放下的态度,不要惧怕客户追责,而不去沟通,如果相互理解的话,那么我们共同的目标就是下一次我们能做得更好。

经典案例合集

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